Bạn đang muốn ứng tuyển vào vị trí nhân viên kế toán công nợ nhưng chưa nắm được những kiến thức chuyên môn về vị trí này. Hay chỉ đơn giản là bạn muốn tìm hiểu để lựa chọn được công việc phù hợp với bản thân. Vậy bài viết dưới đây chính là một lựa chọn đúng đắn cho bạn trong thời điểm này. Thông qua bài biết dưới đây, bạn sẽ có được cái nhìn tổng quan về công việc cũng như trách nhiệm của vị trí nhân viên kế toán công nợ. Cùng mình tìm hiểu ngay nhé!
I. Tìm hiểu vị trí kế toán công nợ
1. Kế toán công nợ là gì?
Để hiểu hơn về vai trò và công việc, trước hết hãy cùng mình tìm hiểu về khái niệm của kế toán công nợ trong ngành kế toán là gì. Kế toán công nợ (hay Accounting Liabilities) là vị trí chịu trách nhiệm theo dõi, giám sát, thúc đẩy và xử lý các khoản công nợ của doanh nghiệp.
Đây được xem như một phần nhỏ trong công việc của một kế toán tổng hợp. Vì vậy, đối với những doanh nghiệp nhỏ và vừa, vị trí kế toán tổng hợp sẽ đảm nhiệm luôn công việc của kế toán công nợ. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp lớn hay có quy mô rộng, nghiệp vụ kế toán công nợ sẽ được giao riêng cho một bộ phận chuyên trách.
Kế toán công nợ sẽ đảm nhận các công việc kế toán liên quan đến những khoản nợ phải trả hay cần thu vào của doanh nghiệp, hiểu đơn giản, vị trí này sẽ chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ tình hình công nợ của doanh nghiệp. Việc kiểm soát tốt tình hình công nợ sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động ổn định và có thể tồn tại lâu dài. Do đó, kế toán công nợ là vị trí có tầm quan trọng nhất định và không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp.
2. Lý do phát sinh công nợ
Với các doanh nghiệp việc phát sinh công nợ bắt nguồn từ rất nhiều nguyên nhân, cụ thể như:
– Chưa thể thanh toán được với bên cung cấp khi chưa đủ tiền để thực hiện hoạt động giao dịch với mục đích thu lợi nhuận.
– Khách mua và đã lấy hàng hóa nhưng chưa có đủ khả năng thanh toán số tiền cần phải chi trả. Do đó, khách hàng sẽ nợ và cam kết trả số tiền đó cho doanh nghiệp sau một thời gian nhất định.
– Người bán mong muốn số lượng hàng bán ra được tăng nên chưa cần phải thanh toán ngay mà khách vẫn có thể lấy hàng. Đây được xem là hành vi thúc đẩy kinh doanh của người bán.
– Đối với những sản phẩm, dịch vụ nhất định sẽ có yêu cầu hoàn tất những công việc hoạt động thương mại thì người mua mới thanh toán. Vì vậy, đây là nguyên nhân dẫn đến những chi phí cho người mua như là nợ phải trả.
– Vay tiền để trả những lãi suất cao, từ đó nợ tiền lãi suất mức thấp, đây là lợi thế đối với bên mua.
Tuy nhiên, sự tồn tại của công nợ cũng tạo nên những nhược điểm cho doanh nghiệp như:
– Tổn thất về chi phí và quản lý, theo dõi mất thời gian.
– Tạo ra những rủi ro và không thu hồi được nợ.
– Việc đòi nợ tốn nhiều thời gian và ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
3. Đối tượng theo dõi công nợ
– Nợ phải thu (TK 131): Công nợ phải thu từ khách hàng.
– Nợ phải trả (TK 331): Công nợ phải trả cho nhà cung cấp.
– Tạm ứng/Hoàn ứng (TK 141): Công nợ từ nội bộ doanh nghiệp.
– Những khoản phải thu khác (TK 138).
– Những khoản phải trả, phải nộp khác (TK 338).
– Khoản phải thu nội bộ (TK 136): Công nợ giữ các chi nhánh và công ty.
– Khoản phải trả nội bộ (TK 336): Công nợ giữa các chi nhánh và công ty.
II. Công việc phải làm của kế toán công nợ
1. Nhận hợp đồng kinh tế
– Tạo và thêm mã nhà cung cấp, mã khách hàng, mã đối tác vào hệ thống hoặc các sổ sách có liên quan trong trường hợp đó là những thành viên mới.
– Cần sửa mã đã tạo trên đối với nhà cung cấp hoặc khách hàng mỗi khi phát sinh nghiệp vụ chuyển nhượng hoặc thay đổi.
– Luôn theo dõi và cập nhật các thông tin trên Phần mềm quản lý Tài chính Kế toán (nếu có) để kiểm soát tốt từng hợp đồng của từng đối tác, khách hàng hay nhà cung cấp.
– Kiểm tra những nội dung trong hợp đồng thanh toán bao gồm các điều khoản, quy định để không mắc sai sót trong quá trình lưu trữ thông tin tài chính.
2. Kiểm tra công nợ theo định kỳ
– Kiểm tra thông tin đơn hàng dựa trên hợp đồng bán hàng đã ký với đối tác, khách hàng. Đồng thời, kiểm tra hạn mức tín dụng cũng như thời hạn thanh toán mà doanh nghiệp có thể chấp nhận với từng đối tác, khách hàng.
– Với những đối tác, khách hàng đang thực hiện hợp đồng hoặc đã mua hàng thì cần phải kiểm tra thật kỹ các yếu tố: chủng loại sản phẩm, số lượng, giá bán và thời hạn thanh toán.
– Theo dõi chi tiết công nợ đối với từng đối tượng (nhà cung cấp, đối tác, khách hàng) của từng nghiệp vụ phát sinh liên quan đến công nợ tương ứng như: hạn thanh toán, mức thanh toán, số tiền đã quá hạn,…
– Sau khi kiểm tra công nợ, nhiệm vụ của kế toán công nợ là sẽ báo cáo cho bộ phận có liên quan hoặc cán bộ quản lý cấp trên.
3. Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng
– Theo dõi tình hình thanh toán của đối tác, khách hàng mỗi khi có nghiệp vụ công nợ phát sinh theo hợp đồng hoặc hóa đơn bán hàng để có thể phát hiện kịp thời những nhầm lẫn, sai sót trong quá tình quản lý tài chính công nợ.
4. Đôn đốc và trực tiếp tham gia thu hồi nợ
– Trực tiếp tham gia việc thu hồi nợ đối với những khoản công nợ lâu, nợ khó đòi.
– Thường xuyên đôn đốc những khoản công nợ trả trước, nợ xấu,… để có thể nhanh chóng thu hồi được.
5. Xử lý công nợ tạm ứng trong nội bộ
– Theo dõi, nhắc nhở việc thanh toán của từng đối tượng, bộ phận trong nội bộ doanh nghiệp theo từng ngày.
– Tiến hành xác nhận công nợ với các chinh nhánh theo định kỳ
– Kiểm tra, thông báo và xác nhận công nợ tạm ứng của nhân viên công ty.
– Tổng hợp danh sách tạm ứng (chung hay từng lần) đã quá thời hạn cần thanh toán để gửi đến đối tượng, bộ phận liên quan nhằm đốc thúc việc thanh toán công nợ. Công việc này được thực hiện hàng tuần hoặc khi được cấp trên yêu cầu.
6. Xử lý công nợ ủy thác
– Định khoản các nghiệp vụ tài chính liên quan dựa theo hóa đơn.
– Điều chỉnh những số liệu còn chênh lệch hay chưa khớp với giá dựa theo chứng từ hợp đồng.
– Theo dõi và kiểm tra các khoản công nợ ủy thác theo từng đối tượng
– Kiểm tra và in bảng sao kê chứng từ liên quan kế toán viên phụ trách hoặc trưởng kiểm soát. Các chứng từ sẽ được nhận lại để lưu trữ cũng như theo dõi và nhắc nhở thanh toán đúng hạn.
7. Các khoản vay trong doanh nghiệp
– Thanh lý các hợp đồng cũ, mới khi có nghiệp vụ tài chính phát sinh.
– Theo dõi và đốc thúc việc thanh toán theo đúng hạn đã thỏa thuận trong hợp đồng.
– Định khoản và điều chỉnh các bút toán để khớp với tỷ giá phát sinh. Nếu còn xuất hiện chênh lệch giữa các tỷ giá phát sinh thì việc hạch toán, điều chỉnh chưa hiệu quả.
– Nếu doanh nghiệp có khoản lãi phải trả thì cần tính toán và đưa chứng từ cho bên liên quan để tiến hành thanh toán cho từng hợp đồng và từng đối tượng.
8. Các công việc chung khác
– Đối với hàng hóa, cần theo dõi và xuất thẻ vay, thẻ bảo hành khi có hàng cho đối tượng liên quan.
– Các khoản phải thu/trả khác, cần thường xuyên theo dõi những khoản phát sinh.
– Kiểm tra, đối chiếu và xác nhận nợ phải thu/trả theo từng đối tượng liên quan.
– Cần thực hiện các công việc liên quan khác khi được giao theo yêu cầu của cấp trên.
III. Với công nợ phải thu của khách hàng
1. Định nghĩa các khoản nợ phải thu
Nợ phải thu là các khoản nợ của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ cần thanh toán đối với doanh nghiệp. Hiểu đơn giản là sản phẩm, dịch vụ đã được cung cấp cho khách hàng nhưng doanh nghiệp chưa nhận được thanh toán hoặc chỉ mới thanh toán một phần từ khách hàng.
Đối với các khoản phải thu sẽ được báo cáo là tài sản hiện tại của công ty trên bảng cân đối kế toán. Các khoản này còn được xem là tài sản lưu động, vì nó có thể làm tài sản thế chấp nhằm đảm bảo khoản vay để giúp đáp ứng được các nghĩa vụ ngắn hạn. Do đó, việc quản lý các khoản nợ phải thu nhằm theo dõi khách hàng chưa thanh toán là vô cùng quan trọng, bởi nó giúp doanh nghiệp có thể cung cấp thêm vốn nhằm hỗ trợ hoạt động kinh doanh và giảm bớt nợ ròng của doanh nghiệp.
Các khoản nợ phải thu trong doanh nghiệp bao gồm:
– Các khoản phải thu khách hàng: là các khoản tiền chưa thu được từ khách hàng khi doanh nghiệp đã cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng.
– Các khoản phải thu nội bộ: là các khoản phải thu phát sinh trong quan hệ tài chính, thương mại giữa doanh nghiệp với đơn vị cấp dưới hoặc với các chi nhánh trực thuộc doanh nghiệp.
– Các khoản phải thu khác: là các khoản cần phải thu, ngoài khoản phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, tạm ứng, ký cược, ký quỹ, các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể gây ra mà đã được xử lý bồi thường,…
2. Công tác kế toán công nợ phải thu
Kế toán phải thu khách hàng bao gồm chứng từ sử dụng và tài khoản sử dụng. Đối với chứng từ sử dụng gồm có hợp đồng kinh tế, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho,… Với tài khoản sử dụng sẽ phản ánh được các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu từ khách hàng về tiền bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và tài sản cố định. Tài khoản TK 131 sẽ được sử dụng để hạch toán các khoản phải thu khách hàng.
Kế toán nợ phải thu tạm ứng gồm có giấy đề nghị tạm ứng, các phiếu chi, báo cáo thanh toán tạm ứng và chứng từ về các khoản chi tiêu đã thực hiện bằng tiền tạm ứng. Tài khoản sử dụng sẽ phản ánh tình hình giao tạm ứng và các thanh toán cho các khoản tạm ứng, khi này kế toán sẽ sử dụng TK 141.
3. Chi tiết công việc của kế toán công nợ
Nhiệm vụ của kế toán công nợ đối với các khoản phải thu gồm:
– Hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu và từng khoản nợ cũng như những lần thanh toán.
– Thực hiện kiểm tra và thu hồi nợ nhanh chóng, tránh tình trạng bị chiếm vốn hoặc nợ xấu.
– Cần có những chứng từ hợp pháp, hợp lệ khi khách hàng thực hiện thanh toán những khoản nợ phải thu bằng hàng hóa với trường hợp đổi hàng, hoặc bù trừ giữa nợ phải thu và nợ phải trả, hoặc xử lý những khoản nợ xấu.
– Với những khoản công nợ lâu hoặc những khoản nợ khó đòi cần thực hiện xác minh tại chỗ hoặc yêu cầu có xác nhận bằng văn bản.
4. Lưu ý khi định khoản công nợ phải thu
– Các khoản nợ phải thu phải được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng khoản nợ và từng lần thanh toán; kiểm tra đốc thúc thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn hoặc nợ xấu, nợ khó đòi.
– Khách hàng thanh toán các khoản nợ phải thu bằng hàng hóa (trong trường hợp đổi hàng) hoặc bù trừ giữa nợ phải thu với nợ phải trả, hoặc phải xử lý các khoản nợ khó đòi cần cung cấp đủ các chứng từ hợp pháp, hợp lệ liên quan bao gồm: biên bản đối chiếu công nợ, biên bản giải quyết công nợ kèm với các bằng chứng xác đáng về số nợ thất thu.
– Phải xác minh tại chỗ hoặc yêu cầu xác nhận bằng văn bản đối với các khoản nợ tồn đọng lâu ngày khó có khả năng thu hồi được, làm căn cứ lập dự phòng phải thu khó đòi về các khoản nợ phải thu này.
– Những giấy tờ, hóa đơn chứng từ vay nợ, thể hiện công nợ giữa công ty và đối tác, khách hàng phải được giữ gìn cẩn thận để đối chiếu khi hai bên thanh toán công nợ cho nhau.
– Đối với những khoản công nợ bị quá hạn thanh toán hoặc khách hàng dây dưa không chịu trả, kế toán phải báo cáo với lãnh đạo để có phương án giải quyết kịp thời
IV. Với công nợ phải trả cho nhà cung cấp
1. Định nghĩa các khoản nợ phải trả
Nợ phải trả là các khoản nợ phát sinh trong quá trình sản xuất, mua vật liệu mà doanh nghiệp cần phải chi trả cho bên chủ nợ hay còn gọi là nhà cung cấp. Phân loại theo thời gian thì các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp được chia thành hai loại sau:
– Nợ ngắn hạn: Là các khoản nợ có hạn trả trong vòng một năm trở xuống. Chúng bao gồm tiền gửi của khách hàng, tiền lãi phải trả, tiền lương và tiền công phải trả và bất kỳ số tiền nào còn nợ từ nhà cung cấp.
– Nợ dài hạn: Là những khoản nợ và các nghĩa vụ khác liên quan về mặt tài chính mà doanh nghiệp phải mất hơn một năm để hoàn trả, như khoản vay kinh doanh hoặc thế chấp, hoặc chúng là các khoản nợ ngắn hạn đã được gia hạn trả chậm. Tính từ ngày bảng cân đối kế toán được thành lập.
2. Các khoản nợ phải trả trong doanh nghiệp bao gồm:
– Các khoản phải trả người bán: là chi phí doanh nghiệp bỏ ra cho các loại vật tư, thiết bị, công cụ dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ,… phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp đã nhận của người bán (hay người cung cấp) nhưng chưa được thanh toán.
– Các khoản phải trả nội bộ: là các khoản cần phải trả, phải nộp, phải cấp hoặc các khoản mà đơn vị trong doanh nghiệp độc lập đã chi, đã thu hộ cấp trên, cấp dưới hoặc đơn vị thành viên khác.
– Các khoản phải trả khác: là những khoản phải trả, ngoài khoản phải trả người bán, phải trả cho công nhân viên, phải nộp nhà nước, các khoản nợ vay, nhận ký cược, ký quỹ, phải trả nội bộ, trích và thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ (kinh phí công đoàn),… có mang tính chất tạm thời.
3. Công tác kế toán công nợ phải trả
Kế toán phải trả người bán bao gồm chứng từ sử dụng và tài khoản sử dụng. Đối với chứng từ sử dụng gồm có: hợp đồng kinh tế, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu chi/phiếu nhập kho, các hóa đơn bán hàng, giấy báo nợ,…
Với tài khoản sử dụng thì TK 331 sẽ được nghiệp vụ kế toán công nợ sử dụng. Tài khoản TK 331 được dùng để phản ánh tình trạng thanh toán về những khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán hàng hóa, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng đã ký xác nhận.
4. Chi tiết công việc của kế toán công nợ
Nhiệm vụ của kế toán công nợ đối với các khoản phải trả gồm:
– Thực hiện hạch toán chi tiết cho từng đối tượng.
– Theo dõi và cập nhật chi tiết những đối tượng đã nhận tiền trước và đã hoàn thành bàn giao.
– Ghi chép sổ sách kế toán tương ứng với mỗi khoản nợ phải trả có liên quan để thực hiện ghi giảm số nợ phải trả phát sinh ban đầu.
5. Lưu ý khi định khoản công nợ phải trả
– Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp nguyên – vật liệu, hàng hoá, dịch vụ,… phải được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng nợ phải trả. Số tiền đã ứng trước cho người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được nguyên – vật liệu, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao phải được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng nợ phải trả đã nhận trước.
– Các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp ngoài hoá đơn mua hàng, phải ghi chép sổ sách kế toán tương ứng với từng khoản nợ phải trả có liên quan để ghi giảm số nợ phải trả phát sinh ban đầu.
– Đối với các khoản công nợ phải trả, kế toán công nợ cần phải chủ động giải quyết để đảm bảo uy tín của doanh nghiệp.
– Hạch toán rõ ràng chi tiết từng đối tượng, khoản nợ và chú ý đến thời hạn thanh toán để thanh toán cho người bán, người cung cấp của doanh nghiệp.
– Công nợ phải trả cho nhà nước, cho người lao động cần chi trả đúng thời hạn và đúng luật lao động đã quy định.
– Chú ý đến các khoản công nợ phải trả nhưng chưa có hóa đơn, kế toán công nợ phải thường xuyên theo dõi, cập nhật và bổ sung hóa đơn vào sổ sách ngay khi có.
V. Kỹ năng cần thiết đối với kế toán công nợ
– Có nền tảng kiến thức tốt: Nếu chưa có được nhiều kinh nghiệm công việc, bạn nên bù lại một nền tảng kiến thức vững chắc để có thể hoàn thành tốt các công việc được giao trong vai trò kế toán công nợ. Khi nắm được các kiến thức chuyên môn nền tảng, bạn sẽ biết cách định khoản kế toán công nợ, sắp xếp chứng từ, và lập các báo cáo,…
– Thành thạo nghiệp vụ chuyên môn: Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng nhận biết và theo dõi công nợ của từng khách hàng, có thể phân loại khách hàng dưới nhiều góc độ khác nhau như, theo dõi được các khoản công nợ theo hóa đơn, thời hạn thanh toán. Cũng như có thể tính toán và bù trừ công nợ giữa các đối tượng công nợ khác nhau, biết cách lên các báo cáo và sổ sách khi được cấp trên yêu cầu cung cấp số liệu. Vì vậy, việc thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn là điều không thể thiếu cho bạn khi muốn trở thành một kế toán công nợ giỏi.
– Sử dụng máy tính hiệu quả: Khi làm việc ở vị trí kế toán công nợ, bạn sẽ phải làm quen với các phần mềm kế toán, công cụ bảng tính Excel,… Do đó, việc sử dụng máy tính hiệu quả sẽ giúp bạn xử lý các số liệu chính xác và có thể hoàn thành công việc thuận tiện và dễ dàng hơn.
– Giỏi phân tích và tham mưu: Việc giỏi phân tích và thành thạo kỹ năng tham mưu sẽ giúp bạn có thể đưa ra quyết định đúng đắn, hợp lý cũng như tối ưu nhất cho việc giải quyết công nợ giữa doanh nghiệp với đối tác, khách hàng và người bán. Điều đó giúp bạn đưa ra những quyết định xử lý công việc hiệu quả và mang lại kết quả tốt cho các công việc mà mình chịu trách nhiệm.
– Khả năng xử lý tình huống, giao tiếp linh hoạt: Với kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp bạn tạo dựng được các mối quan hệ bền vững và tạo được thiện cảm với các đồng nghiệp. Đồng thời cũng sẽ giúp bạn có thể thăng tiến công việc trong tương lai. Cùng với kỹ năng xử lý tình huống giúp bạn có thể ứng xử thông minh, khéo léo trong các mối quan hệ cũng như tránh được những tình huống xấu có thể xảy ra.
– Có trách nhiệm với công việc: Với một kế toán công nợ, có tinh thần làm việc cao là yếu tố vô cùng quan trọng. Ngoài ra, vì là vị trí yêu cầu bạn phải làm việc với các con số, luôn phải theo dõi và kiểm tra các công nợ,… nên vị trí này cũng đòi hỏi bạn phải có trách nhiệm cao và nghiêm túc khi làm việc.
– Trung thực, cẩn trọng và tỉ mỉ: Vị trí kế toán công nợ liên quan trực tiếp đến vấn đề tài chính, vì vậy tính trung thực là điều mà nhà tuyển dụng luôn đặt lên hàng đầu. Ngoài ra, việc theo dõi các công nợ của khách hàng và nhà cung cấp cần được thực hiện cẩn thận, tỉ mỉ để tránh các sai sót, nhầm lẫn trong quá trình quản lý tài chính công nợ.
Hy vọng bài viết đã mang lại cho bạn những thông tin hữu ích về vị trí kế toán công nợ. Chúc bạn thành công hơn nữa trong công việc, và đừng quên chia sẻ nếu bạn thấy bài viết này hay nhé!