Đảm bảo sự chính xác của bảng chấm công nhân viên là nhiệm vụ hàng đầu của các kế toán trong doanh nghiệp. HappyTime là một trong những sự lựa chọn được doanh nghiệp sử dụng để đảm bảo sự chính xác này.
Bảng chấm công nhân viên là gì?
Bảng chấm công nhân viên là hệ thống bảng được sử dụng để theo dõi, tổng hợp ngày công thực tế của người lao động. Bao gồm những ngày đi làm, nghỉ phép, tăng ca,… Hiện tại, bảng chấm công cá nhân cho nhân viên được sử dụng ở hầu hết các doanh nghiệp và giúp đảm bảo được quyền lợi cho người lao động, tính hai chiều khi thực hiện xác nhận lương và thanh toán.
Bảng chấm công sử dụng để đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp – người lao động
Bảng chấm công sẽ được tạo dựa trên những cơ sở như sau:
- Chấm công theo ngày: Là cơ sở để tính lương theo ngày cho người lao động.
- Chấm công theo giờ: Thường được sử dụng để làm cơ sở tính công tăng ca, làm thêm giờ.
- Chấm công bù: Được sử dụng trong trường hợp thêm giờ hưởng lương cho nhân viên nhưng không thanh toán lương tăng ca.
Những nội dung cần có trong bảng chấm công nhân viên
Tùy thuộc vào từng doanh nghiệp, những nội dung cần có trong bảng chấm công nhân viên sẽ khác nhau. Tuy vậy, đa phần đều bao gồm những thông tin cơ bản sau:
- Họ tên, chức vụ, phòng ban của nhân viên đó.
- Mức lương hiện tại đang được tính.
- Số ngày làm việc được hưởng lương trong tháng.
- Số ngày người lao động đã làm việc thực tế.
- Số giờ làm thêm thực tế.
- Số ngày nghỉ phép, ngày nghỉ lễ, Tết được hưởng lương.
- Số ngày nghỉ không được hưởng lương.
- Các khoản khấu trừ lương nếu có.
- Tiền lương thực lĩnh theo tháng.
Đa số doanh nghiệp sẽ lưu trữ mỗi nhân viên 1 bảng chấm công cá nhân riêng. Trong mỗi bảng chấm công đó sẽ có 12 sheet tương ứng với 12 tháng trong năm. Trong quá trình thực hiện tổng hợp ngày công, kế toán cũng sẽ cần phải lên những quy định về ký hiệu trong bảng chấm công và gửi nhân viên nắm thông tin chi tiết.
Lợi ích khi dùng HappyTime lập bảng chấm công nhân viên
Nhiều doanh nghiệp ngày nay đã ứng dụng công nghệ tiên tiến vào tổng hợp bảng chấm công nhân viên. Trong đó nổi bật có HappyTime với những lợi ích như sau:
Đồng bộ dữ liệu nhanh chóng – tinh gọn
Quá trình tổng hợp và tạo bảng chấm công nhân viên trên HappyTime được thiết kế rất tinh gọn, đầy đủ những thông tin cần thiết. Do đó, nhân viên nhân sự – kế toán hoàn toàn có thể tổng hợp bảng công chỉ trong vài phút. Đặc biệt, nhân sự có thể thực hiện tổng hợp ngày công ngay cả trên điện thoại hoặc máy tính có cài đặt HappyTime.
HappyTime giúp tổng hợp bảng chấm công nhanh chóng hơn
Đa dạng hình thức chấm công được tích hợp
Bên cạnh đồng bộ dữ liệu nhanh, HappyTime còn cung cấp nhiều hình thức chấm công ngay trên một phần mềm. Nếu doanh nghiệp đang sử dụng các máy chấm công truyền thống như vân tay, thẻ từ nhưng ngại chuyển đổi, HappyTime cũng có thể đồng bộ thông tin của chúng nhanh chóng. Hiện tại, các hình thức chấm công của HappyTime có thể kể đến như chấm công online 1 chạm, chấm công bằng hệ thống wifi nội bộ, QR Code, GPS, Camera AI,…
Lưu trữ – bảo mật thông tin hiệu quả
Ứng dụng HappyTime được phát hành bởi Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam – một trong những đơn vị HRTech hàng đầu hiện nay. Do đó, những công nghệ bảo mật được sử dụng cho HappyTime cũng rất uy tín. Điều này mang đến sự an tâm cho các doanh nghiệp khi lưu trữ các thông tin về bảng chấm công cá nhân của nhân sự trên hệ thống nhờ tính năng bảo mật cao.
Đơn giản hóa quy trình từ công – lương
Quá trình từ chấm công đến tính lương của doanh nghiệp đã được đội ngũ của HappyTime sau nhiều thời gian nghiên cứu, phát triển và rút gọn xuống còn 3 bước rất đơn giản. Bao gồm:
- Bước 1: Chấm công trên ứng dụng HappyTime hoặc thiết bị được kết nối.
- Bước 2: Quản lý, HR hoặc kế toán theo dõi, quản lý ngày công, tổng hợp công ngay trên ứng dụng.
- Bước 3: Gửi thông tin ngày công, lương cho nhân viên và thực hiện xác nhận online nhanh chóng.
Lợi ích này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nguồn nhân lực, chi phí vận hành và thời gian cho hoạt động này. Bên cạnh đó, HappyTime cũng sẽ giúp duy trì sự công khai, minh bạch, công bằng trong doanh nghiệp hiệu quả hơn khi nhân viên có thể tự theo dõi, kiểm tra dữ liệu chấm công của mình.
Tính minh bạch trong bảng chấm công được HappyTime duy trì tốt hơn
Hy vọng với bài viết này, bạn đã hiểu hơn vì sao nên sử dụng HappyTime để lập bảng chấm công nhân viên chính xác hơn. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tham khảo thêm nhiều kiến thức thú vị liên quan đến quản trị nhân sự – chấm công – tính lương khi truy cập vào HappyTime.